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新聞發布會的舉辦流程是什么？
2024-08-04 03:25:07
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返回列表2020年新型冠狀病毒的發生導致很多行業嚴重受挫，有的甚至公司員工全體解散。市場競爭的愈演愈烈再加之疫情，讓很多企業想到了借助強大的媒體平臺來提高品牌知名度，新聞發布會就首當其選了，尤其是當企業有著重大事件發生的時候；例如新品發布會，政府領導視察，與知名企業合作或者做了某些具有很大關注度的事情等等。
這些無疑都是記者最關心的事情，通過新聞發布會的形式可以達到很好的成效。那么具體新聞發布會的舉辦流程又是怎樣的呢？
新聞發布會是一種公關傳播方式：大量地邀請媒體記者，通過記者招待會、以人際溝通和公眾傳播的方式，將企業信息告知記者，然后由記者以大眾傳播的方式進一步將企業最新信息告知社會公眾，從而增加信息的曝光度。
新聞發布會的優點是，可以一次將信息傳遞給許多媒體，公平地響應媒體，并且可以利用現場進行圖、聲、視頻、演講、采訪等多種形式演繹，更生動地向媒體傳達企業信息，媒體事后撰寫文章或發布新聞報道，將大大的有助于提高品牌知名度。
但是舉行新聞發布會成本較高、耗費時間和精力。對于常規新聞事件發布，可考慮使用新聞通稿發布，將企業信息以新聞稿的方式傳送給各個相關媒體，高效及時并節約成本。
新聞發布會也可以在大規模的市場營銷活動、新品發布會、或投資者關系活動中并行舉辦。
一旦新聞發布會的日期確定了，我們需要提前兩個月準備。只要可以安排場地，準備工作至少可以在4周內完成，但考慮到部分企業的產品生產時間等，最好是在兩個月前就開始做準備計劃。
下表是涉及新聞發布會的主要事項，以及建議準備時長，當然，具體到不同的發布會，也會有其他的事項需要添加進來。
2. 你希望獲得多少曝光？（包括報紙、電視、雜志、網絡、社交媒體等，目標媒體數量、目標文章/報道數量）
媒體希望在即將發布的信息中獲取哪些要點（影響、新穎性、創新、公共/社會、行業影響、緊迫性、季節性因素……）？
選擇新聞發布會的場地非常重要，通常情況是使用酒店的宴會廳、租賃會議室、活動場地空間等，如果公司場地足夠，也可以使用自己的場地。
要確保場地交通便利，確認是否有停車場、確保入口容易找到，另外還要確認場地內是否有足夠的接待處空間、茶歇交流區域、投影展示及演講區域，是否有衣帽NG體育電子游戲官網間、指引牌、場地布局是否合適、是否有工作人員提供音響支持等，總之，在選擇場地時，我們要方方面面考慮到位。
除上述幾點外，我們還需要檢查場地的燈光、設備等，例如講臺，投影儀，屏幕，麥克風，音視頻設備。如果您不能在會場安排，則需要通過音頻設備租賃或活動公司安排。另外，部分情況下，還需要在會場旁邊準備一個招待室、休息室、或記者采訪室，大小可容納40-50人左右，可根據具體情況而定。
新聞發布會最重要的一點是確保邀請媒體的數量。因此，PR（公關人員）需要在新聞發布會召開之前的2-3周內，以以下方式與媒體接觸。
一封專業的媒體邀請函可以體現發布會的專業層次，并且可以提高媒體邀約效率，避免反復重復溝通確認發布會細節。在發布標題中，請注明發布會主題，并在引言中描述新聞發布會的背景，接下來，介紹活動的時間和日期、地點（地圖）、出席者、演示的內容，媒體聯系人（姓名、電話、郵箱等）。
當然，媒體邀約的工作，也可以由外部供應商來協助完成，可以節約時間和精力，同時專業的機構資源更加豐富、媒體溝通更有經驗，可以確保新聞發布會的目標達成。
在新聞發布會前，很多情況下不僅要邀請媒體記者，還要邀請社交媒體影響力者（KOL）、以及優秀的自媒體者。在選擇社交媒體KOL和自媒體時，必須選擇與公司產品相匹配、并具有在特定領域中有傳播能力的影響者。
在做完以上邀請工作后，要及時整理出席反饋，并且階段性與媒體確認出席情況，如果媒體確認數量在活動日期之前一周內仍未達到目標，應立即應對，進一步宣傳邀請函，提醒確認出席的媒體，以確保會議當天的人數更加可控。
雖然新聞發布會現場會有約定的媒體到場并對新聞進行報道，但現場可覆蓋的媒體畢竟有限，通過新聞通稿發布機構進行批量發稿，可以有效補充媒體覆蓋面，同時可以放大新聞發布會傳播范圍和效果。
包括：公司簡介、提前撰寫好的新聞通稿、發布會議程打印放入文件夾，產品或紀念品，發布會后可將可公開的演講材料、視頻和照片等上傳網上，將鏈接地址發送給記者。產品樣品
您可以在禮品包中將樣品作為紀念品，與其他物料放在一起。如果樣品無法分發，可以通過圖片、透視圖等方式描述。背景板/背景墻
帶有公司Logo、及發布會主題的背景墻是發布會活動必需的，包括簽到背景板、以及演講背景板。背景板上的內容將出現在新聞發布會的人員后面。價格因尺寸和組裝容易程度而異。
背景墻的設計非常重要，因為在發布會現場和后期宣傳中，背景墻會多次出現，上面所呈現的內容包括公司Logo、發布會主題能都會隨之出現，增加品牌的曝光度。
在新聞發布會當天，必須預先確定分工，如發言人、媒體溝通人員、接待員、指導人員、音響及麥克風人員等，主要角色如下。
公共關系（2人）：發布會當天，負責媒體跟進和溝通，確保媒體的出席、接待、發布相關資料。
演講者/發言者：演講者需要排練走場，在排練中，演講者站的位置、姿勢都要提前考慮到，并要熟悉PPT的遙控操作、調試燈光，如果場地昏暗，尤其需要檢查燈光情況。
接待（簽到人員及引導人員）：負責參會人的簽到，簽到時，建議留下參會人名片，媒體簽到尤其要注意核對名片，簽到完成后，將參會文件包分發給參會人（也可以提前把參會文件包在座位上），然后引導人員負責將參會人引入場內，按次序就坐。
指導人員（2人）：負責引導媒體入場，并提前告知媒體拍攝注意事項，比如：演講者的位置/移動、場地中的燈光布局、以及其他拍攝鏡頭調整所需的信息。
主持人：可以選擇公司內部人員，或外部專業的主持人。發布會前幾天，至少每天需要和主持人過兩次腳本，并確認工作流程、發言人及演講人信息、會場音視頻音樂信息等。
麥克風工作人員（2人）：負責隨時關注演講人、主持人麥克風的狀態，并準備1個以上備用麥克風，在問答環節中，負責將無線麥克風帶到會場詢問器的負責人，如果會場很大，則需要兩人以上在會場左右兩邊待命。
在發布會前1個小時，至少進行一次最后排練，并檢查聲音，主持人、演講者都要進行一次走場。
此外，在新聞發布會閉幕后，進行專場采訪時，一名PR（公關）要在受訪者和記者旁邊等候，控制采訪內容，避免問題太長，以影響其他媒體采訪時間。
新聞發布會之后，公關人員需要和媒體保持密切聯系，詢問記者是否有新聞發布會上不清楚的地方、或者跟進記者撰寫文章時提出的問題和其他問題，公關人員可能會忙到深夜。通過及時響應各個媒體，會提高品牌對媒體的評價，因此活動結束后請多加注意溝通。
然后， 補充新聞通稿內容（如圖片、視頻等），和新聞發布機構確認新聞通稿的發布時間。通常當天晚上或第二天，新聞將會陸續發布，但媒體發布后并不意味著工作結束了，反而要繼續跟進、加深和媒體的關系。在確認媒體發布新聞后，請及時確認文章內容、聯系記者致謝，并調動公司內部及外部資源轉發、傳播文章，記者也會很樂意看到內容被廣泛傳播。通過加深和媒體的關系，有可能為品牌帶來深入報道的機會。在新聞發布會上，我們主要宣傳產品和服務，但也有一些媒體希望深度了解公司的背景、發展、以及背后更多的故事，因此可以安排公司高管對媒體進行回應（如專訪的形式），并且對市場趨勢、客戶需求、公司發展的秘密故事（遇到何種技術上困難/內部的困難、如何克服的）等做展開討論，將有更多機會在媒體上獲得深度曝光。
同樣，你也可以策劃一系列的主題相互銜接，在新聞發布會后陸續發布，使品牌傳播螺旋式上升，實現持續曝光的現象。
PR活動的總結報告中，效果評估是必不可少的一部分。新聞發布會傳播的效果評估，衡量方法因公司而異。通常可以以媒體曝光數量、媒體權重、參會者反饋、客戶反饋等多個維度衡量。個別情況需要呈現成本效益和效益衡量時，則需要對媒體投放進行廣告價值預估，對于網絡媒體，文章發布網站的級別，類型、PV值、以及社交媒體溢出效果，搜索引擎（如百度）主要關鍵詞搜索的曝光量等都可以作為參考指標。
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